Hoe projecten, acties en contexten samenwerken
Acties 
In OmniFocus worden de dingen die u moet doen, weergegeven als acties. Idealiter is een actie een afzonderlijke taak die wordt beschreven door een naam die begint met een ondubbelzinnig werkwoord. Dit vermindert de weerstand om te beginnen en maakt het gemakkelijker om ze uit te voeren: een lijst met acties zoals "Breng de dozen naar de kringloopbak" en "Monteer boekenrek" is concreter dan het wazige "Voltooi verhuizing". U moet natuurlijk voor uzelf uitmaken welk specificatieniveau het best voor u geschikt is. Terwijl u een actie aanmaakt en ermee aan de slag gaat, houdt OmniFocus bij welke beschikbaar zijn, welke op iets anders wachten en welke zijn voltooid.
Projecten 
Verwante acties worden gegroepeerd in projecten, die staan voor een reeks acties waarmee een gemeenschappelijk doel wordt nagestreefd. Alles wat u wilt doen en waarbij meer dan één actie nodig is, is een goede kandidaat voor een project: bijv. "Voltooi verhuizing" of "Zorg dat roman wordt gepubliceerd". Projecten kunnen op hun beurt worden georganiseerd in mappen, om uw bredere werkgebieden te kunnen bijhouden.
Lijsten met afzonderlijke acties 
Sommige acties, zoals "Naar de kapper gaan", passen in geen enkel project; het zijn slechts afzonderlijke dingen die u moet doen. Dit soort acties kunt u bijhouden in een lijst met afzonderlijke acties. Deze lijsten zijn vergelijkbaar met projecten, maar er wordt aangenomen dat de verschillende actie niets met elkaar te maken hebben.
Contexten 
Het is handig (en voor sommige mensen cruciaal) om een context toe te voegen aan iedere actie. Een eenvoudige manier om u het concept context voor te stellen is te denken aan de plaats of de toestand waarin u zich moet bevinden om een bepaalde taak uit te voeren: u kunt alleen opbellen als u in de buurt bent van een telefoontoestel, u kunt alleen eetwaren kopen terwijl u boodschappen doet, en u kunt alleen dingen op het web opzoeken als u voor uw Mac zit. Als u er even over nadenkt, zult u vaststellen dat bijna elke taak in een bepaalde context wordt uitgevoerd. U kunt de planningmodus en de contextmodus gebruiken om te bekijken bij welk project ze horen en welke context ze vereisen.